现在您会看到我们-2.准备在线会议的生活技巧

从学校上课到高级定制时装周,在线活动似乎一直存在。过渡到在线格式似乎应该没有什么大的困难:不要在听众面前而是在网络摄像头前阅读您的演讲,并及时切换幻灯片。但事实并非如此:)事实证明,在线活动-即使是适度的会议,甚至是公司内部的聚会-都有自己的“三大鲸鱼”,以提供最佳实践,有用的技巧和生活技巧。关于他们的今天-在与罗马尼亚布加勒斯特Veeam技术支持团队的负责人Denis Churaev的对话中(尽管在“在家工作”的世界中,这并不那么重要)。











-丹尼斯,这个季节,您和您的同事参加了新的Veeamathon事件中的VeeamON 2020在线会议。请更详细地告诉我们这是什么?



-我们的支持工程师只有有限的时间来展示一些知识或能力,可以胜任某些故障排除或配置任务。就是说,如此热烈的支持显示了Veeam产品的其他功能,以及众所周知的任务,以及我们的员工有多酷。



最初,[Veeamathon的想法]看起来有些红润,因为该病毒没有封闭的边界,我们大家都希望去现场进行这样有趣的表演。但最终它转移到了在线格式,还不够糟糕。



-你是怎么做到的?他们是演讲,在线演示还是录制的演示?



-正如我所说,工程师参与了这个项目。原则上,支持与客户的沟通没有问题,我们的技术人员非常精通,并且能说(用外语),但是有些人感觉不舒服,无法在众多人面前展示自己-我们有成千上万的人观看(然后仍然记录并重新显示)。



因此,有人准备了现场录音,对其进行了更正,并在对结果满意后才将其发布。就是说,它就像一条流,但实际上,它是唱片。但与此同时,报告的作者也在信息流中,当人们在聊天中问他时,他回答了。



人们可以现场表演[他们的表演]。例如,我的情况:首先,我没有足够的时间来准备和编辑视频;其次,我对自己的讲话能力有足够的信心,因此我直接发言。



一头好,二头好



-让我们以团队为例(丹尼斯已经提到过-编者注)-这是我来自圣彼得堡的伊戈尔·阿尔汉格尔斯基(Igor Arkhangelsky)的同事(我们共同编写了报告)。他还现场表演。







最后,我们两个互相帮助:就我而言,这是在解决VMware和ESXi的问题-他是我的助手,可以这么说,他回答了问题,而我主持了现场工作。然后反之亦然:我们进行了更改,也就是说,他谈到了Teams恢复以及可以备份的内容,在那时,我在聊天中回答了客户和观看录音的人的问题。



-事实证明你有这样的串联。



-是的每个演讲只有20分钟,而且我们的大部分演讲至少包括2个人-因为我们不想使主要演讲者从叙述中分散注意力,但与此同时,我们希望尽可能全面地回答问题。因此,我们事先按主题进行了同步,了解了详细信息,思考了可能出现的问题,并且在演示过程中,第二个人准备好回答比第一个人差的问题。



№1: “ ” — . . “ ” ( ), — , -, , … -, -. , , . — , — .


-您提到自己已经有很多表演经验。那其他工程师呢?他们经常为广大观众表演吗?



-关于经验-很多人都感到很有趣。因为我们已经习惯了在支持内互相准备培训演示文稿。我们的整个培训过程都基于这样一个事实,即支持人员本身会找到了解某些东西并进行培训的关键专家。



注意:您可以在Habré上文章中找到我们的支持如何构建其培训系统



在准备Vimaton的过程中也是如此-很多人都对[参与的呼吁]做出了回应,并且在很多人中总会有一些有趣的想法。也就是说,如果我们只让一个负责所有事情的人来准备主题,那么一个人可能会受到他的视野的限制。当我们同时容纳很多人时,便发生了这样的头脑风暴,许多有趣的想法出现了。

我们以相同的格式进行培训:我们也有准备演讲视频录像的实践,并且仅在日常工作过程中向同事讲课。

尽管我和我的同事都没有在很多人面前讲话的习惯,但是当您在屏幕前讲话时(您看不到坐在您面前的人们),您只是在想象自己是在讲课还是为一群人讲课。而且它帮助您不迷路,不紧张。



生活技巧:如果您具有良好的想象力,那么您可以想象一个观众。与一群同事合影或很多人的非常有名的照片将帮助某人:








“注意,问题!”



-是否有您无法立即回答的棘手问题?



-关于该主题,没有棘手的问题,因为我们对主题足够了解,并且可以回答任何问题。但是由于某种原因,出现了与该主题完全无关的问题。 (也就是说,有必要在我脑海中锻炼几秒钟,但是为什么有人会在这里问到你这个问题呢?)我们告诉这样的人,或者在会后等待答案,或者我们说还有另一个话题由Imyarek提出,对于您的问题,您可以去那里,并请专业人士更好地理解。他们提供了到一般资源,文档等的某种链接。

例如,出于某种原因,在接受有关如何处理VMware磁盘速度的培训时,他们询问了Wim的许可证。我回答:伙计们,这是文档的链接,您可以转到许可证的演示文稿,他们还会在此处告诉您。



有用的建议#2:对于演讲者(以及听众),您需要一个活动的备忘程序,其中包含所有报告的主题和时间表。






-您在准备或进行活动时遇到任何困难吗?最难的部分是什么?



-最困难的事情是回答这个问题:)早在2月,我们就被告知参加这项活动。因此,我们有很多时间准备:所有幻灯片,测试,实验室,测试记录都在几个月内制作完成。实际上,我们迫不及待地想要做所有这些事情,以便我们已经可以看到我们的结果。也就是说,在组织方式,分配给我们多少时间方面没有任何困难。最后,我们只是在等待VeeamON最终实现。我们已经十倍地完善了一切,进行了尝试,再也没有任何问题。



关于“辍学”



-最主要的是“不燃烧”?



-据我了解,在我们显然不打算去拉斯维加斯之后,那些决定是否[参加]的人很难。一旦确定剩下谁,其他所有人都已经对该在线事件感兴趣。



-也就是说,有些人想参加离线活动?



-在我看来,总会有这样的事情,因为这是一种新的体验,可以与人交流,可以进行实时网络交流……比坐在这样的计算机上并在屏幕上讲话要有趣得多。但是,正如我记得的那样,倒下的人并不多。我亲自与之交流的所有发言人-他们都留下来了。我可以解释为什么剩下这么多人。因为,首先,您已经准备好了[材料],这很遗憾-我想展示一下。其次,我仍然希望Vimaton成功,并在明年重演。这完全符合我们的利益。



-据我了解,您的准备工作是从冬天开始的,也就是说,今年初有征文通知吗?



-是的,我只是看了看日期-很久以前,我们有很多时间。在这段时间里,我三次打破了实验室,进行了测试。也就是说,我有时间全面检查所有内容。 (我什至为我自己找到了很多我没有介绍的内容,这很有趣。)



-关于报告是否有任何特殊要求,限制和细微差别?



-是的,我可以说报告是通过排除法选择的,因为有很多申请人。

我们有一个Veeam Vanguards小组,他们非常先进。加上熟悉公司发展方向的产品经理和其他同志。因此,他们检查了我们的主题和论文是否符合VeeamON主题。



例如,这是我的演讲:我有两个不同的主题,而不是一个。它们是完全无关的。但是他们什么都没涵盖,没人告诉我:“只关注其中一个,不要做其他!”。在那儿,我得到的校正很少。



实际上,这全都归结为某种时间管理和时间限制,因为20分钟的[内容]太多了-我首先想到了很多想法,我想告诉一切,但这是不可能的!尽管如此,每个人都应该有时间发言。

因此,我的评论被缩短了一点,最终我把重点放在了更清晰的事情上,这可能更好。因为人们随后给出了反馈:“这就是我想要的!这是我想知道的事情!”如果我谈论更多的事情,我将无法透露。



因此,他们给了我们一些建议,帮助我们纠正了一些问题,但与此同时,我们在准备方面拥有很大的自由度。



有用的提示3:时间就是一切。经验法则:如果演示文稿中有20张幻灯片播放30分钟,则很可能会延迟演示文稿并影响他人的时间。专注于最重要的事情。编辑组,然后排练。如您所见,结果使听众和演讲者本人都感到满意。


关于图片



-我们甚至亲自制作了幻灯片,给了我们进行自己的设计的机会(唯一的事情就是给我们提供了一定的背景知识,依此类推,就是给我们提供了格式,图片,节拍图,以便我们可以绘画)。没有人限制我们在那做的事。因此,例如,当我制作一些很酷的主题PowerPoint幻灯片时,我不喜欢它,然后设计团队将其拿走并以某种方式将其删除,以至于最终我什至都不清楚。也就是说,它看起来可能更漂亮-但对于工程师而言,这是难以理解的。好吧,在这方面没有问题,一切都很好。



-也就是说,所有与设计相关的事情都是您自己完成的吗?



“萨米,但我们仍然向整个项目的首席负责人Karinne [Bisset]咨询。她给了我们很好的建议,因为她已经在这方面有经验,她不止一次参加了VeeamON,因此她帮助我们进行了纠正。







有用的提示4:模板无疑会使生活变得更加轻松。但是,例如,如果您在进行内部会议,则很可能给演讲者一些创作自由。否则,想象一下连续使用完全相同的模板的5个报告,尽管幻灯片很漂亮。在视觉上,很可能没有人会“捉住”。


-我知道,卡琳(Karinne)是思想家和鼓舞者。



-她实际上是组织者,是的。就是说,她最初对人们感兴趣,被吸引,列出了名单,并组成了一个系统。没有她,我们就做不到。卡琳(Karinne)帮助了我们很多。



-结果,您准备了多达2场演出。



-是的,我讲了两个完全不同的主题,它们在不同的时间。我在[美国地区]会议期间介绍了一个,然后在[亚太]地区APG中介绍了(即稍后亚洲和欧洲播放),在APG期间我告诉了另一个,而在美国则介绍了。因此,我在早上和晚上进行了两次演讲。我什至睡在他们之间。



关于观众



-在您的同事,大三学生中,您是否已经测试过这些演示文稿,这些主题?



-不这样的想法:我什么也没给任何人看,然后我说:“伙计们,支持我!”我希望有更多的人来看看VeeamON,他们最后感谢我,他们对此很感兴趣。

您知道有时它是如何发生的:这似乎是一种有趣的事件-但您很忙,没有时间[来]。 (顺便说一下,这又是时间管理的问题。)然后,那些对我感兴趣的人后来对我说谢谢,因为他们对这样的例行程序有些分心,并且做了一些有趣的事情。



-那么您带来了目标受众吗?



-好吧,部分是,几个经理,我的同事和工程师-他们看上去。并非所有人都在网上看,有些人在看录音。他们还确认重新滚动的质量很好,视频可见,并且一切都很好。他们可以在其他时候没那么忙的时候欣赏我的演讲。



适用于计划实时参加在线活动的人的生活技巧

在这里,您可以并且应该像离线会议中那样做几乎所有事情:计划参与时间,准备和提问,做笔记,截屏,讨论,分享您的经验... 您参与的次数越多,专注的程度就越好,因此参与的好处也就越大。最好的问题也有奖品:)


-除了您的圣彼得堡同事外,还有很多俄罗斯参与者吗?有说俄语的听众吗?



-有游客,但是来自俄罗斯的发言人很少,我想在明年解决这个问题。据我了解,有些人错过了参加今年活动的机会。为什么?因为正如我所说,在过去的几年中,该事件涉及其他部门,并且支持不是很多。并非所有人都在关于VeeamON的如此巨大的来信中看到,也将有Vimaton提供支持。不幸的是,当我们开始与人联系时,有些人根本没有时间准备材料。但是现在,在这些人观看之后,已经有了更多感兴趣的聚会。我相信,明年我们的支持(包括俄罗斯的支持)将更加积极地参与这一问题。



-您收到了任何反馈吗?



-是的,向每个演讲者发送了一个带有答案的excel文件,其中包含查看者的个人反馈(当然是匿名的)。而且由于有数百人,所以每个人都有一个庞大的档案。



据我所知并问过其他人,所有[收听者]在理解某些技术问题(当某人的互联网陷于瘫痪,有些其他问题)方面都足够了,每个人都对内容本身感到非常满意。



№5: — , . , . , (- ). , , work-around-. , , , ; , Veeamathon-e, .


-我们记得反馈是20分钟太短,无法讲述一个有趣的话题。也就是说,明年,您极有可能必须进行两次会议-例如,分成两部分-或减少材料的数量,以使人们更容易吸收它。因为我们是极客,所以我们已经了解很多,我们在技术上讲,也许有人错过了简短的介绍或更简单的资料。



总的来说,有很多优点促使组织者考虑在明年制作一种混合格式。因此,来自Veeam的同事现在已经可以为以下事实做好准备:征集论文将针对不同地区的许多团队。



夏季准备雪橇,冬季准备推车



-看到有些人没有时间注册参加会议,我可以告诉参与知识共享的人:最好提前计划下一年要在哪个会议上发言并事先准备。然后冷静地等待这次会议。这比准备上周的压力要少得多。



我以前有个原则,就是我忙于所有事情,有日历。当我做报告时,我已经在事件本身之前做好了准备。因此,今年,我很高兴知道自己已经提前做好准备,检查并完成了所有工作。怎么说呢?去做就对了。因为通常的问题是如何制作幻灯片和其他所有内容。但是,我们为自己创造了这个问题。这也是一个时间管理问题。不幸的是,尽管我在这一领域做了很多工作,但我直到现在才意识到这一点。也许这个建议会帮助某人。



Denis的有用建议#6:有人想参加会议吗?一个很好的主意:在周末或空闲时间,每周至少半小时为您的表演做些事情。而且您不会注意到输入材料的速度。这很有帮助。


-非常好的建议,似乎也不难实施,谢谢!



-但是-不要紧张。因为,我再说一遍,如果提前一点,那么您可以从容地做好自己的准备而不必担心,与此同时,比起最后一刻做的那些人,您看起来更加专业。不幸的是,我只是在Vimaton之后才意识到这一点,当时我只有很多时间[准备]。在我意识到这一事实之后-发生了什么,我做这件事真是令人愉快和有趣?因为没有人赶我,所以我有很多时间,所以我冷静地做到了。真的很棒。



-我只能鼓掌!



-是的,最主要的是从每个机会中最大限度地利用,一切都会好起来的。



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