大多数诊所的牙科治疗过程如下：
- 病人面临一个问题：牙痛。
- 任命了一名检查人员，在检查过程中，他们通常检查所有可能的问题，然后进行全景扫描。
- 医生消除了这个问题，并提出了一项治疗计划，该计划意味着充分的康复-预防以下问题和将来健康的美丽牙齿（或植入物）。
- 医生向患者解释了治疗计划，并试图说服他实际上应该对牙齿进行处理。
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患者的最终病情是要么从耳朵到耳朵都被锆覆盖，要么忘记牙科治疗五到七年，要么仍然需要每六个月进行一次口腔卫生（清除牙菌斑）。也就是说，患者失踪了，或者计划在下一次就诊，尽管时间为五年。
该过程将如何完成，患者的康复费用以及诊所从中获利的多少取决于每个人一次的工作。但是管理员的工作和流程的自动化可以大大提高诊所的效率。让我们仔细看看。
管理员演进的四个层次
1.“多臂湿婆”
这是指诊所中只有一名管理员，而他会做的所有事情。他带来了名片，为病人做准备，并监控档案，在结帐时工作，接电话，为等待的病人喝茶，见面，见面并回答问题。通常，在诊所里，最多三把椅子看起来很正常（不需要其他任何东西），但随后开始出现问题。因为根本不可能高效地完成所有事情。第一次冲突发生在管理员与患者通话并有人进入诊所的那一刻。而且您要么需要挂断电话（但是您不能挂断电话），否则访客会认为他们没有注意他。糟糕的事情开始于高峰时间，当时电话和两个或三个病人都在等待预约，仍然需要有人来计算。
结果，管理员开始选择优先级。首先，电话受苦：在诊所的活着的病人，他们根本不接电话。每个电话都会给您带来30-300,000的收益。如果您回答。而且，如果您不回答，他可能不会提出。
其次，文件遭受损失。在管理员看来，它们分为两种类型：超强制性和非强制性。由于某些原因，在俄罗斯各地都认为该卡的标题页极为必要（这样，医生就不会发誓患者是Bezmeni-1）。但是，知情同意和合同通常具有较少的约束力。患者可以在没有合同和同意的情况下进入。诊所完全没有任何保护，患者可能根本不支付任何费用，并且在法律上是正确的。顺便说一句，如果未经您的同意而被录取，您可能无需为录取付费。这被称为“消费者极端主义”，但在医学上是可以理解和合理的：如果允许您对自己造成伤害（例如拔牙），这就是医疗救助。如果他们不允许，那实际上是每天的犯罪。
在两次注册之间的间隔中，管理员将拨出电话。最终，在19：00仍然有病人陪着明天（这是该死的重要手术，将会增加工作量和接待新急诊病人的能力），但该回家了。商业上重要的事情没有完成，因为它们不会在疼痛中燃烧或尖叫。
2.主要专业
在第四个席位周围，很明显一位管理员无法应对。出现第二个空缺，开始分工。如果一个女孩站在接待处并脱机，而另一个女孩坐在后面（不是在柜台的边缘）并通过电话讲话，则患者会平静下来。如果是一个人，则50/50的分割将不起作用。病人很生气。有了两个，尽管情况在数学上是相同的，但一切都感觉良好。当您面前有固定的服务对象，并且患者在电话中询问第100个问题时，再也不会出现可怕的情况了。或者，当您无法放下电话，而患者想去看医生但又不能去时，因为他需要先付款。
这些专业如下：第一个角色是更多的患者支持和支付，第二个角色是其余。两位管理员可以做同样的事情，并且可以轻松地全天切换角色。
柜台上的两名接待员意味着工作人员中有四个人，因为通常的时间表是二分之二。
3.将呼叫中心和注册中心分配到单独的部门中
很明显，在12到13个座位上，只有一个病人流，因此有必要完全承担角色。或者，您想从多个诊所中删除呼叫中心功能，并将它们合并在一个地方。出现一个专用的呼叫中心（通常在公司的中央诊所或远程）。注册表出现在每个特定的分支中。呼叫中心可处理呼入和呼出电话-为此，您已经需要与诊所自动进行任务交换（实际上，是从卡中导入以下技术）。
登记处永远不会打电话给任何人，除非他们现在迟于特定约会。一些管理员陪同VIP客户，但是还没有专门的治疗协调员角色。
这样的一系列操作带来了更重要的事情：如果约会的注册通过了系统，那么很明显有人偷了诊所或没有按照标准工作。对于多个诊所，这对于所有者管理者的控制尤为重要。
4.完全差异化
这是高级诊所或大型中心的方式。出现欢迎小组（收银台管理员），向患者打招呼并提供文件。出现个别的治疗协调员（例如，他们陪同患者，与“他们的”患者见面，与他们协商治疗计划，等等）。
这增加了服务，但增加了工资负担。另一方面，这也增加了牙医客户的LTV，因此它始终可以在高级级别中获得回报。
第四阶段也很好，因为当医生离开诊所时，患者不会迷路。管理员是联系人，所有治疗计划和程序状态均由他管理，由他协商确定-病人最终打电话给他，而不是医生。在协商方面，尤其是在价格协商方面，治疗协调员通常将医生与患者完全分开。
按技术水平毕业
诊所组织的初始级别：
- 电话是模拟的。
- 在笔记本和日记中记录数据。
- 手动拨号。
- 该呼叫未记录。
- 通话结果记录在纸上。
- 没有记录到货的事实和时间（迟到/迟到）。
- 录取的开始未记录。
- 仅书面文件。
- 治疗费用从医生的头上算起，转为传单支付。
- 约会的持续时间未记录。
- 预约后，不给病人打电话。
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- 根据诊断结果计划将来的访问。
- 用于呼叫中心的信息传递。
- 用电子方式填写卡。
- 未来的访问是根据持续时间和费用预先确定的。
- 明确，全面的治疗计划已分发给患者。
- 通过在线结帐付款。
- 固定治疗结束。
- 每次拜访后，代表一位有爱心的医生打电话。
自然地，我们首先将诊所发展到最后阶段，对自己进行检查，然后我们选择的不是开发控股公司和分支机构网络的途径，而是选择软件开发以引入这种自动化。例子在 我们的 其他帖子中。
管理员工作的更多方面
常规诊所的管理员不会与患者讨论治疗计划。因为他对此一无所知。但是治疗的协调员-他讨论了，这是他工作的重要组成部分。他积极主动，与恐惧，异议作斗争。通常，他的观点是日常水平，而不是医学水平。医生可以告诉您什么风险以及为什么选择特定类型的干预措施。管理员可以显示牙齿直的人的参考照片。医生可能会说：“在90％的病例中，疼痛将占十分之六。”管理员可以说：“嘎吱嘎吱，也没有伤害。到了晚上，它会开始受伤，但是我们开了止痛药。第二天会很不愉快，但这只是一天，但是……
在大多数诊所中，由于医生和管理员的知识之间存在差距，因此管理员并不参与制定计划和实施。医生知道该怎么治疗，什么会疼。管理员知道医生写下的内容，不讨论。我把它写下来了太平间，这意味着太平间。我们通过自动化消除了这一障碍。治疗计划-公式形式的流程图和每个牙齿的动作布局-使得数据解释变得容易学习。
我们通过向管理员显示牙齿的全景图像（这是医生的主要信息来源）进行了实验。十分之九无法区分龋齿中的对比元素。甚至那些在诊所工作了多年的人。
患者是否开始为该计划讨价还价？当然。但是这里的诊所方法很重要：您可以在计划1、2和3中进行选择，但不要本着以下精神扔掉这些部分：“但是，在这里，我们不要隔离运河，因为它将风险从5％降低到1％，但这非常昂贵，如果有的话，我会容忍的。”是的，CRM中的管理员可以删除某些项目，但是为此，您需要注册详细的说明。协议是一种协议，如果在诊所中习惯于隔离通道，则每个人都会这样做。
分支机构网络中诊所的另一个特点是人员迟到。，尤其是管理员和助手。如果医生通常准时到达（因为患者会立即做出丑闻），则支持人员应事先准备好椅子。他们迟到了。结果，诊所工作的前半小时效率低下。我们为CRM增添了一个简单的滑块-像患者一样-仅适用于全体员工。现在，在离开班次之前，您需要在ACS或接待处领取。而且到达和离开的时间是可以理解的。这是加班追踪。系统将时间加起来并将其与计划进行比较：很清楚要支付的费用。
通常，患者致电时会出现很多问题。常规计划每六个月发出任务以进行呼叫，邀请进行专业考试。手术后的电话通常在概念上与外科医生打交道，他们说，女孩，伊万诺夫和彼得罗夫明天要接电话，就在这里，她们想念她们吗，没事的。当然，他们不会在监视器上提醒您，但是原理是相似的。但是在通常的日常情况下-我给一位医生做完手术，他们将其改写给另一位医生（通常是牙齿矫正医生），并且病人出差了-病人迷路了。也就是说，第一位医生认为他已经为植入做好了一切准备，而正畸医生甚至还不了解患者。管理员拨打了电话，但未接通。而且没有人提醒病人任何事情。在文件中-他要求写信-他出院了，问他什么时候来植入，-他没有回答。准备丢了。有了全面的计划和协调员，您就可以跟踪这种情况。如果不是这种情况，您可以查看所有未完成的计划。顺便说一句，如果您的管理员闲置至少一个小时，则应立即进行此操作。患者处于三种状态：a）我们知道何时回电，b）预约，c）拒绝合作。根本没有损失。
事实证明，内置的关于无法形式化的问题的问题书在CRM中也很方便。有一天的待办事项清单。对于单个管理员，所有非常规任务。其余任务通常分为以下几个选项卡：存档工作，处理文档，定期响铃，小心响铃（操作后怎么样，封条是否夸大），预定响铃，给VIP客户的生日祝福。每个选项卡都有优先级：某些被推迟，但是不允许。对于诊所而言，有些东西比较昂贵，而有些东西则更便宜。管理员在两回合之间时，所有未完成的未完成的操作均为红色，并创建下载。
经理可以全天查看这些“完成与否”列表。设置警报以提醒管理员做某件事的速度太慢-这是在轮班中打电话给别人或立即考虑优先事项的原因。或协商加班。
对于区域诊所来说，用SMS替换问题簿中的电话的功能非常有用。也就是说，如果所有事情都非常艰苦并且您没有时间，同样的提醒可以通过发送SMS来代替未完成的任务来代替。而且像记录SMS一样记录通话结果也非常方便。 SMS中心崩溃后，我们得知这会极大地影响转换。尤其是当患者习惯于被提醒时。此后，SMS的标准功能不仅包括作为呼叫的替代和修复，还包括了不排除呼叫的独立步骤。大多数SMS都是自动发送的：例如，如果通过电话预约，则默认情况下将立即为患者安排四个SMS：预定日期和时间，约会前一天，一天，两小时或三个小时以及约会后询问是否一切正常。
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