设计与经销商合作的自动化系统
吸引和留住经销商是制造和贸易企业最重要的工作领域之一。广泛而有效的经销商网络对公司而言是稳定的收入，并且在消费者眼中是重要的优势。
但是，经常发生的情况是，经销商数量的增加不仅带来额外的利润，而且还增加了销售部门的工作人员，他们以老式的方式通过电话和电子邮件接收大宗订单并进行手工处理。这样的工作组织的成本很高，过程效率不高。
“让我们建立一个个人帐户”-这个想法很容易且合乎逻辑地成为公司的负责人。有一个会计系统，该站点已经存在，为什么不向它添加梦co以求的“登录”按钮呢？
“我们当然会添加，”我们会回答，我们一定会正确地做到这一点。
“正确”的含义是什么，以及如何实现-这就是我们的文章所要讨论的。例如，我们将使用一个大型俄罗斯建筑和装饰材料制造商的经销商与销售部门之间的交互自动化的案例，这为我们确定了任务。
施工和整理-这些复杂的过程可以与自动化系统的创建进行比较。为了使房屋（系统）牢固站立，正常运行并为居住（工作）带来舒适感，有必要调查场所，基础设施，通信，选择材料（技术），创建建筑项目，提出装饰风格并准确计算估算值。直到那时，才一砖一瓦地开始建造。
- 经销商的个人帐户中会有什么？
- 只需订购文件并创建一个新文件即可。
- 确实，很简单。订单从哪里来？现在如何创建它们？是否可以通过api与该系统进行交互？谁可以在我们的系统中创建它们？谁不能呢？我可以取消吗？如果订单已经发货怎么办？谁将有权访问该订单？文件何时何地来自何处？是否可以卸载它们？状态将如何改变？有人会控制订单的执行吗？您说订单中可以包含宣传材料吗？什么样的材料由谁创建，谁附加到订单上？
还有一千多个问题，尚未有人回答。如果无法解决问题，则需要进行全面的研究。
研究
领域研究
分析师的任何工作（即从事研究工作）都是从了解客户的活动开始的。我们正在准备第一次对话，独立研究产品的范围，工作的地理位置，竞争对手和竞争优势，经销商合作的条件-一切都可以在开放源代码中找到，例如在公司的网站和广告材料中。因此，即使在第一次介绍性会议之前，分析人员也对企业的工作有一个大致的了解，了解术语，并准备了他将要提出的问题清单。
我们的客户是俄罗斯领先的建筑和装饰材料制造商之一。这是一个全周期企业：从石膏石的开采（公司拥有自己的原材料基地）到成品的包装。该公司的产品销往俄罗斯的100多个城市以及欧洲和亚洲的其他国家。该公司拥有约150个经销商，这些经销商通过批发和零售网络出售产品。正在进行全面的工作以吸引和留住经销商。该公司大力支持他们推广产品，并通过有趣的营销活动和奖励制度鼓励他们销售更多产品。
与利益相关者的访谈，设定业务目标
在第一次会议上，分析师和客户代表会面。我们的任务是倾听，而客户则是要讲述需要解决的问题和我们想要实现的目标。通过这种通信，将创建一个文档，该文档将成为整个系统的基础。根据它，将开发它的所有要求并创建所有解决方案。
有人向我们表达了这些问题：
- 与经销商的所有合作都是通过电话和电子邮件进行的。该订单是通过写信到电子邮件地址来进行的，有关更新的内容将在个人通讯中讨论。沟通和订购是体力劳动，需要大量员工的时间。
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- 对经销商的销售，仓库中的余额，生产计划的分析是由企业分析师根据猜测和假设手动进行的。所有数据均以excel格式收集在一个文件中，并从中生成报告。
- 部门经理没有收到有关部门员工工作的准确信息，也无法准确地计划其工作量，制定销售计划。
因此，工作目标是：
- 通过向公司管理层提供综合信息来提高根据公司业务流程制定运营管理决策的效率。
- 获得有关公司合作伙伴活动的更详细信息的能力：所有商品组的销售结构和数量，工作的细节，分销渠道，销售代表。
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正确制定业务目标是分析师的任务；客户不需要漂亮的单词和复杂的短语。重要的是要尽可能准确，完整地描述您的期望和限制（如果存在于技术和组织术语中）。可以概述预算范围，计划的工作量将取决于此。
在第一次会议上，我们还尝试获取有关公司工作组织的一般信息，结识我们将要与之合作的部门和部门的负责人，安排进行研究的第一次会议，获取研究文件（合同，协议，内部规则，法律，政府法令）与企业活动有关的信息）。
在与客户的第一次会面中，我们还：
1.我们了解到：
- 公司的所有销售均按部门进行组织，并根据俄罗斯的国家和地区进行地理划分。
- 每个部门都有一个领导者和几个区域经理，他们分别在特定的城市分配了区域和销售代表（经销商）。
- 经销商反过来将公司的产品出售给他们的批发和零售网络，并提供给建筑工地。
2.收到：
- 合作协议，
- 有关出货量分析报告的示例，
- 产品目录，
- 宣传材料。
3.熟悉：
- 总干事
- 商业总监，
- 销售部主管
- 市场部主管
- 物流部主管
- 总会计师。
为了使对话富有成效，我们通常要求客户做好准备：
a）邀请对创建系统感兴趣的高级经理以及创建并参与自动化业务流程的员工参加会议。参加人数应该不多，只有5-6人就足够了，我们以后一定会和其他人聊天。与每个人的交流不会花费很多时间，只要对我们而言重要的是，员工应了解项目，给出其进行业务交流的坐标，并准备参与业务流程的研究；
b）考虑并准备好谈论他们对新系统的期望，以及新系统的目标。
c）选择一名负责任的员工，该员工将负责客户方面的项目。员工必须了解公司的活动，了解公司的任务和问题，并享有同事的信任。他将不得不进行很多沟通，约会，协调分析师的工作结果。
原样显示或描述现有业务流程，发现问题，收集用户需求
第一次会议后，开始相当长的研究期，这可能需要长达两个月的时间。我们确定新系统的所有用户，分别与他们会面，并了解该过程是如何进行的，为什么如此组织，其中有什么不好，什么是好的，可以更改的。
进行沟通的员工列表示例：
- 总经理;
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如果任务很复杂并且需要分析人员深入研究细节，则可以召开几次会议。每次会议后，将以图表的形式以各种符号或文字形式来描述员工的工作，并列出其对新系统的要求和希望。
描述当前情况的示例：
每个经销商都有公司产品的目录和有效的价格表。价目表取决于经销商公司所在的城市，也可能取决于向其提供物料的最终设施（对于同一经销商，可能会为特定设施提供折扣）。
要下订单，经销商将申请信发送到分配给公司的经理的电子邮件地址。他在申请中指出：
- 所需商品的名称和数量，
- 你的资料;
- 需要将货物运至收货人的地址；
- 运送货物到的运输；
- 所需的发货日期。
销售经理在1C系统中为经销商创建新订单：
- 从列表中选择产品。仓库中实际可用的货物数量取决于剩余货物的数量，管理人员从早上的生产中以表格的形式收到这些货物。经理不知道公司的其他经销商（不在其部门内）订购了多少相同的产品，因此他下订单时没有确切的可用性信息；
- 增加适当的折扣（如果是特殊物品或通过促销）；
- 用促销商品创建单独的订单（如果有促销）；
- 独立确定要交付的车辆数量（为每个车辆创建一个单独的订单）；
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下订单后，就形成了运输请求，该运输请求被发送到物流部门。
新系统的用户需求示例：
a）由经销商自动创建订单，使他有机会自己收集和下订单，监视其执行状态，并查看他在公司工作期间所有订单的历史记录；
b）使经销商能够预定一周的订单，以便能够预测货物的生产和发货；
c）使销售经理能够查看仓库中的货物库存；
d）允许经理根据订单量自动确定托盘和车辆的数量；
e）保存经销商所有订单的所有文件，并有机会将它们下载到所有相关方（经理，经理，会计师，经销商）。
在此阶段，对于分析人员来说，从客户那里获得帮助很重要：
a）有必要向员工传达，无论他们是否想要，创建系统的决定都是最终做出的。那些不需要任何更改的人总是足够的。人们习惯了现有的流程，不想浪费时间学习新事物，或者不想在工作中保持开放，因为碰巧没有遵循规则和程序，人际关系和偏好在关系中很重要。了解系统将是什么，并使它对每个人都更好，有助于参与该过程并提供必要的反馈。
b）不要将分析师限制在一个职位上的员工人数以及与他们开会的次数。一个人，即使是最有经验的专家，也无法立即表达其工作的所有微妙之处。通常，在查看图表时，在回答与同事开会后产生的其他问题时，沟通过程中会出现细节。此外，不同的员工可能会遇到不同的问题，并且对同一行为表达完全相反的观点。与大量员工的交流使您可以更全面地了解正在发生的事情。
c）检查分析员收集的数据和他得出的结论，并进行验证。每次交流后，我们总是将收到的所有信息正式化，并呈现给我们所接收的员工，有时还呈现给其经理。一方面，通过这种方式，我们可以确认自己正确理解了所有内容，另一方面，我们在读取已经给出的信息时会激发通常在头脑中出现的其他细节。
d）在自由甚至非正式的氛围中组织与一组员工或整个部门的沟通。例如，与客户合作时，参加公司年度全俄最后一次会议是非常成功的。白天，我们设法与其他城市（甚至符拉迪沃斯托克）的经销商进行了交谈，以了解他们希望保留或更改的内容。在办公室墙外的非正式环境中，沟通变得更加轻松快捷，人们更加开放和健谈。
e）应该记住，员工提出的问题通常超出了所讨论项目的范围。例如，在与经销商讨论工作时，可能会发现并非在企业内部系统中所有内容都配置得很好且方便，因此现在是时候更改目录结构了。这种情况很正常，但是您不应该将所有提出的意见都收集到一个项目中并立即解决所有问题。在该项目的框架内，仅留下真正干扰或根本不允许实现先前设定的目标的内容是值得的。
实地研究
一次见总比听到一百次好。仅仅进行对话通常是不够的；最好是从内部看待过程。为此，当分析人员实际上坐在员工或经销商的背后，并在每种无法理解的情况下向他提问时，将使用特殊的技术。在此过程中进行这样的观察和交流的结果是，问题点更加清晰可见，问题点经常从研究参与者那里听到，分析师对如何改进某些东西，更快更有效地执行某件事提出了建议。
为了帮助研究人员进行工作，您可以采取一些小技巧，将他介绍给实习生，他需要被教导如何与客户合作。通过这种方式获得的信息更有价值，员工们不会试图修饰现实并更真诚地谈论流程。
技术特点
长期以来，没有这样的企业不会在工作中使用任何特殊的程序和工具（例如1C）。在研究阶段，重要的是要了解此类程序中包含的数据，它们的必要性，格式是否合适以及最重要的是，如何与系统集成来提取或使用它们。
为了处理我们客户的个人帐户，需要提供商品目录和经销商（承包商）的数据。所有这些都存储在1C：企业系统中。目录的结构不是最佳的，使用起来很不方便（不清楚产品位于哪个类别中，并且经销商现在必须自己搜索），数据也不总是被填写（没有描述，包装混杂在一起）。
在此阶段的工作需要设计者和客户的技术专家参与，因为我们将必须全面描述架构和api，找到集成方式并计划数据交换。
有必要尽早发现细节和问题，因为在进行新系统的设计时，您可以花时间整理所有数据，创建api，甚至使用新软件。
作为研究阶段的结果，我们通常有：
- 管理层为建立个人账户制定的目标；
- 对业务流程的一般理解和详细描述，这些流程将在创建后自动进行；
- 个人帐户中每种类型的用户的用户要求列表；
- 需要与之交互的系统列表，它们的描述和技术数据。
现在，您可以决定如何创建个人帐户：使用现成的CRM（如果所有陈述的要求都符合标准的CRM功能集）或开发自己的（如果要求非标准）。与客户合作时，决定设计我们自己的系统。
设计
成为或设计新的业务流程和用户方案
描述了现在一切的工作方式，收到的内容和愿望-您可以开始设计一切工作方式。
在此阶段，客户与分析师之间的交流比以往任何时候都更加激烈，因为现在必须确定交互的基本规则和方法，以建立方便且最佳的工作场景。这些方案是根据用户表达的系统要求构建的。
部门负责人的用户要求：
清楚，方便，快速地查看您部门销售的系统化数据。根据这些数据，评估部门的总体销售情况，跟踪趋势，制定计划，并解决已发现和潜在的问题。
基于此要求的可能方案：
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为了计划下周的发货，用户希望查看每种产品的部门经销商仓库中的余额。为此，他在统计部分中找到了系统使用特殊公式计算出的上周的库存余额，然后将该信息与经销商的仓库面积进行了比较。然后，用户转到计划部分，看到了经销商自己提供的信息。
每种情况都详细描述了其实现的所有细节。这通常以图表的形式完成。应该考虑一切：如果退回产品怎么办？如果营销活动中有两个赢家怎么办？根据什么标准生成销售报告？经理可以编辑已经建立的计划吗？从问题的答案中，出现了公司自动化工作的新规则。
突出显示要运行的最少脚本集
有必要了解一下，一次实施所有方案将花费相当长的时间，因此最好从整个列表中选择最重要和必要的方案，或者无需预先准备（例如，无需额外配置1C系统）就可以立即开始实施的方案。这样的设置（MVP-最低可行产品）将作为基础，在此基础上，发布后，将从先前选择的功能中添加越来越多的新功能。
MVP示例：
个人帐户：
- 总经理
- 部门负责人
- 销售经理，
- 营销人员（划掉）
- 物流员工（划掉）
- 总会计师（划掉）。
部门负责人的方案示例：
- 为员工制定销售计划，
- 根据经销商合同制定销售计划，
- 控制订单状态（划掉），
- 获取员工部门的销售统计信息，
- 获取经销商的部门销售统计信息，
- 查看经销商信息。
经销商方案示例：
- 查看公司的工作条件，销售计划，
- 下订单（划掉），
- 查看每月的销售统计数据，
- 发布用于接收营销材料的申请（划掉），
- 参加促销活动（划掉）。
功能要求
从研究参与者那里收到的所有愿望（用户要求），考虑到为他们创建的脚本，都分为必须实现的功能。通过这样的工作，获得了很长的任务列表，这些列表将构成系统结构的基础，并将在参考条款中进行详细说明。
部门负责人的用户要求：
清楚，方便，快速地查看您部门销售的系统化数据。根据这些数据，评估部门的总体销售情况，跟踪趋势，制定计划，并解决已发现和潜在的问题。
随之而来的功能要求：
1.请参阅有关发往您所在部门的经销商的一般信息，并可能同时选择多个：
a）时间段（周，月，年）；
b）货物组（CCS，SCS，GSP，PGP）；
c）特定产品；
d）地区/城市；具体的经理；
e）特定的经销商。
2.建立并更改每个部门经理的每月运输计划。
3.请参阅公司针对其部门中经销商的运输计划，并可能同时选择多个产品：
a）时间段（周，月，年）；
b）地区/城市；
c）货物组（CCS，SCS，GSP，PGP）；
d）特定产品；
e）具体的经理；
f）特定经销商。
4.比较（同时查看）计划指标与实际指标，以查看偏差和趋势。需要同时进行多项选择：
a）时间段（周，月，年）；
b）货物组（CCS，SCS，GSP，PGP）；
c）特定产品；
d）地区/城市；具体的经理；
e）特定的经销商。
5.请参阅有关您所在部门的经销商二级销售的一般信息，并可以选择多个和同时选择的产品：
a）时间段（周，月，年）；
b）货物组（CCS，SCS，GSP，PGP）；
c）地区/城市；
d）具体的经理；
e）特定的经销商。
6.指明提供信息的经销商数量。
7.请参阅有关您所在部门的经销商二级销售结构的一般信息，并可以选择多个和同时选择：
a）时间段（周，月，年）；
b）货物组（CCS，SCS，GSP，PGP）；
c）地区/分区和城市；
d）具体的经理；
e）特定的经销商。
8.要查看有关您所在部门的经销商应收账款的一般信息，并可能同时选择多个债务期限：
a）一般；
b）不超过14天；
c）15-30天；
d）31-45天；
e）46-60天；
f）超过61天。
9.请查看您所在部门中所有经销商的付款清单，并可能同时选择多个：
a）时间段（周，月，年）；
b）地区/城市；
c）具体的经理；
d）特定的经销商。
10.查看您所在部门经销商的产品发货预测，并可能同时选择多个产品：
a）时间段（周，月，年）；
b）货物组（CCS，SCS，GSP，PGP）；
c）特定产品；
d）地区/城市；
e）运输方式；
f）具体的经理；
g）特定的经销商。
创建系统结构，用户权限
我们将所有获得的功能组织到同构且逻辑上接近的组中。如果我们要盖房子，则在此阶段进行通信，竖起墙壁并规划房屋。在未来的内阁中，将出现部分，页面，表单和按钮。
通常，一次会创建两个结构：一个完整的系统的通用结构（以草图的形式）和一个MVP的更精确的版本。必须考虑到系统的所有重要功能。您可能会决定在生命的头六个月不使用家中的管道，但是先筑墙然后开始进行通讯是一个糟糕的设计选择。
经销商办公室结构的一个示例，*标记了MVP版本：
1.登录页面*
2.桌面*
3.我的公司
a）简介*
b）协议和修订*
c）商业条件*
d）关于公司*
-员工*
-仓库*
-工作区域*
-其他制造商的合同*
-专业部门*
-要求和优势*
e）收货人*
f）对象*
4。目录
a）产品清单
b）购物车
c）结帐
5.订单和付款
a）我的订单
-订单
-发货
b）我的付款
c）应收帐款
5.促销
a）POS材料
b）促销
c）奖金
6.移交报告*
7.帮助*
8.设置*
9.联系人*
10.通知*
a）自动通知*
b）消息*
c）编写消息*
在此阶段，我们还决定居民如何住在办公室：他们将能够访问厨房和饭厅之间是否有墙。用户权限的这种定义可能需要很长时间，尤其是在有很多用户的情况下。
可以这样设置权限：
销售经理与经销商及其订单一起工作，但是他无法添加新经销商并查看发货进度。他看到自己的计划，但没有看到部门的总体计划。他看到商品的分类，但是没有添加商品，他可以跟随促销礼品的收据，但是不会创建促销。但是，可以以与营销部门的员工相同的方式看到行动的结果。
同时，所有数据的结构出现了：一长串对象，它们的属性，类型和源。例如，订单具有日期，发送订单的经销商的名称，订购产品的列表，总成本，状态，装运日期以及许多其他相关数据。所有这些都需要收集，构造和描述。
数据结构始终以模式表示：
提示：
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为了更轻松地浏览数据和图表，创建了未来系统的可视布局。尚无设计，您可以专注于主要内容：功能和数据，检查方案的可行性以及查找问题区域。导航是否方便，按钮是否易于理解，是否忘记了警告-此类问题立即出现并得到解决，通常会迫使您一次又一次返回上一级并补充，记住，移动数据并更改方案。
技术任务
职权范围主要是为开发人员创建的，因为客户已经就场景，结构，工作逻辑甚至整体外观达成了一致。 TK在机柜的每个页面和每个用例中都描述了功能及其实现的所有详细信息。通常，这是一份庞大而严肃的文档，可以完成设计阶段并允许您进入开发阶段。 职责
范围摘录：
3.1.1.1.1。仓库
页面的主要部分包括以下元素：
1.以卡的形式列出公司已添加的仓库，并具有添加新仓库的功能（“添加仓库”按钮-页面底部的锚链接）。列表中显示仓库卡的顺序由添加仓库的日期和时间决定，添加的仓库越早，列表中的仓库就越高。每个仓库显示以下数据：
- 仓库名称（地址）；
- 仓库所在的城市；
- 仓库面积（平方米）；
- 属于公司仓库的标记。如果选中此框，则在员工个人帐户中有关仓库的统计信息中将考虑仓库面积数据。没有此标记的仓库面积在此统计数据中不予考虑;
- 附加信息：描述仓库的文字。
合作伙伴可以随时编辑或删除任何仓库。同时，在保存数据时，合作伙伴会看到以下消息：“谢谢您的信息！”或“仓库已成功删除”，则合伙人的经理及其部门负责人会收到自动通知形式的通知，以及“通知”部分中有关合伙人已编辑或删除仓库的消息。在进行更改的当月统计信息中会考虑伙伴仓库面积的新数据，并立即显示在其中。
如果用户在一个月内进行了几次更改，则统计信息应考虑最新提供的数据。因此，该伙伴仓库面积的当前指标存储在该月的最后一天的23:59 h，此数据被显示为该月的指标。
2.带有以下字段的用于添加新仓库的表格，*标记为必填字段：
- 仓库名称（地址）（文本字符串）*；
- 仓库城市（文本字符串）*;
- 自有仓库（复选框）*;
- 仓库面积，m2（数量）*；
- 其他信息（文本字段）。
每个字段都可以说明需要输入哪些信息。说明在页面代码中进行了编辑。
添加仓库时，合作伙伴会看到以下消息：“谢谢您的信息！”，合作伙伴的经理和其部门负责人会收到自动通知形式的通知，以及“通知”部分中的消息，表明合作伙伴已添加新仓库。如果新仓库的面积标记为公司自己的仓库，则将新仓库的面积添加到添加新仓库并立即显示在其中的月份的仓库面积统计中。合作伙伴添加的仓库将立即显示在其列表中。
如果尚未将仓库添加到页面，则用户会看到以下消息：“您尚未添加任何仓库。请使用下面的表格以及添加仓库的表格进行操作。
如果该月的数据没有变化，则采用与上个月相同的信息进行统计。
如果用户在一个月内添加了多个仓库，则为了进行统计，有必要考虑最新变化。
让我们总结一下
开发正确设计的系统的结果是，客户获得了可以满足其任务并确实有助于工作的工具。可以开发这种工具并为其添加新功能，该工具的工作已记录在案，并且对项目的各个方面都是可以理解的。
我们的客户收到了：
1.具有以下功能的公司经销商的个人帐户：
- 独立收集和订购公司产品，查看加工状态和交货状态，
- 进行预订，从而为计划生产和运输进行交付提供了机会，
- 查看合作条款，采购计划的进度，债务以及公司收到的所有奖金和礼物，
- 向公司提供有关仓库中货物余额，其网络的销售结构以及市场上各种商品组合需求的信息。
2.具有以下功能的公司员工的个人帐户：
- 考虑到有关公司仓库中商品可用性的当前信息，计划向经销商的销售，
- 在授权范围和整个订单流程中的连续步骤的框架内接收和处理来自经销商的订单，
- 接收有关经销商销售的信息，每组商品在每个地区的工作细节，分析这些信息并根据数据做出战略决策，
- 监控您自己员工的工作，接收有关他们计划执行情况的报告，
- 存储和处理营销活动的结果。
作为设计工作的结果，项目参与者有机会选择满足所有要求的开发技术（使用成熟的框架的网络技术），这使得与开发相比，可以显着（从7千万卢布减少到7千万卢布）降低开发成本。基于著名的软件产品，例如SAP。