业务自动化：开始理解

还记得有关Nekhochukha的旧动画片吗？这个懒惰的男孩最终来到了伟大的纳霍霍奇（Nekhochukhi）的国家，那里的大多数动作都是由机器人执行的。我必须说，动画师们描绘了一张黯淡的自动化图景：机器人过程中的一个人随着一个人的瓦解而瓦解，并失去了适应社会的技能。这显然与我们钟爱的“ Elektronik”背道而驰，“ Elektronik”只是宣扬将自动化与人性化原理相结合的价值。有些事情使我们陷入了哲学。



但是现代企业将自动化视为必需品，或者认为是不合理的浪费，或者是解决所有问题的唯一灵丹妙药，并且通常以怀疑的态度对待它。但是徒劳。如果是这样，我们正在启动有关该主题的教育计划。  

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如果尝试在Internet上找到业务自动化的定义，则会遇到与控制，机器人化，人工智能等相关的不同选项。它们都不是全面或准确的。让我们尝试在Habré上给出一个定义。



首先让它像这样。业务自动化是一组工作工具（程序和设备），它们可以最小化日常工作，优化劳动力和生产资源，从而提高所有业务流程的生产率和效率。听起来不错。但是，自动化如何成为工具的集合？这是一个过程。是的，例如，自动化就是程序的引入和设备的安装。实施后还有生命吗？操作，当然。好的，让我们开始新的定义：业务自动化是实施和操作一系列工作工具（程序和设备）的过程，该工作工具可最大程度地减少日常工作，优化劳动力和生产资源，从而提高所有业务流程的生产率和效率。无论走到哪里，都可能会误认为它是有效的，但仍然存在问题：如果没有正规的业务流程，如果没有生产资源，该怎么办？ 



但是，如果您参考资料来源，则所有有关业务自动化的文章都会立即归结为业务流程自动化。它们由Wikipedia准确而简洁地定义：“业务流程是一组旨在为消费者创建特定产品或服务的相互关联的活动或作品。 BPM管理概念将业务流程视为企业的重要资源，并将其管理作为关键组织系统之一。”好吧，自动化只是实现和操作软件工具以优化和加速业务流程流的过程。这很简单。



从理论上讲，在理想的世界中，业务自动化和业务流程自动化是等效的概念，因为业务中的所有内容都是可以离散化，分解为子流程和阶段并进行描述的流程。但是在现实世界中，公司的许多活动不属于业务流程的定义，流程本身没有经过优化或根本没有，并且所有工作都是自发完成的。因此，自动化任务出乎意料地处于巨大的准备阶段，您需要在其代码中分析，描述和准备业务流程。 

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任何。 



而且，如果您稍作扩充，那么及时而又有能力的自动化就会改善任何公司的状况：从俄罗斯天然气工业股份公司到一家花店。公司具有不同的指标和业务流程，但是对于大多数组织而言，存在一组通用的自动化目标。 

• 节约是自动化的主要目标之一。一旦投资了软件，公司就可以使用它来提高生产率或降低成本。因此，该公司至少可以节省时间和金钱来改变交易和销售的结构，同时增加营业额和利润。坦率地说，要使自动化无利可图，您只需要放弃购买的程序，而不必花钱。
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绝对不可能使一切自动化，因为存在诸如沟通，人类思维，与客户沟通等问题。流程中有许多活动被排除在外，只能使用某些程序，但不能完全自动化，例如，企业文化，招聘，人员管理和整个公司的管理。这些活动与业务流程的不同之处在于高度的社交性，不仅涉及员工，而且涉及人员。 



但是其余过程可以完全自动化。如前所述，业务流程主要分为三类。

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现在，任何企业都可以收集大量数据，并为与客户合作开辟了有趣的前景：您可以进行销售，细分，计划促销，更改商品组合等。此外，任何一时兴致的决定，如果不对定性和定量指标进行分析，都可能会失败。在Excel或Access中手动收集数据是一项艰巨且费力的工作，因为此类信息很容易丢失或损坏，并且通常组织得很差。自动化有助于收集数据库中的数据，DBMS可靠地存储数据，并允许您解释数据并构建复杂的切片。此外，将信息存储在数据库中是无比安全的：访问权限，备份，硬件保护使所有商业和生产信息都可以尽可能安全地存储。





这通常涉及所有俄罗斯业务。只有大多数仍处于拒绝阶段，



自动化是在命令，组织运营工作和任务管理。所有员工（无论是远程还是办公室，都没有关系）在ACS（PM， ERP，CRM）的单个信息空间中工作...），协调他们的行动，接收和委派任务，在项目和业务流程中查看他们的任务，随时间分配他们的工作量。经理不再需要召集每个人来仔细研究任务，将它们放在系统中并控制实施就足够了。所有操作工作都在一个系统中进行，任何员工都可以在其能力范围内访问数据，并在必要时请求访问或下载数据。在自动化之外，所有这些都是连续的自发通信，在此通信中很容易忘记，犯错，或者只是“无意识地”无法完成任务。 



人为因素也许是自动化在公司中抗衡的第一件事。这是中小型企业面临的公司问题的大概数量：错过与客户联系的机会，被遗忘且无处记录的数据，时间紧张的基本任务，办公室和远程拖延，根据公司概况“向左”工作，“自有”私有经理客户，商业信息盗窃等当用于自动化各个级别（管理，操作，支持）的业务流程的软件出现在手中，或者确切地说是出现在业务服务器上时，这些问题中的大多数都可以轻松且相对轻松地解决。   



安全性是业务自动化的基本功能。凭借其体系结构和软件功能，ACS可以保护您的数据免遭未经授权的访问，允许您控制客户的财务状况并在系统中记录操作。 las，没有绝对的保护-但是，自动化的存在大大降低了与信息安全相关的风险-在一些公司中（几乎是零）（尤其是在小型企业中）。



尽管事实上，业务自动化，尤其是业务流程是RegionSoft团队的“好时机”（我们甚至通过设置向导和可视化设计器在CRM中写下了一个功能强大的流程自动化模块，并且我们还根据此链接的要求免费进行了业务流程的基本审核），我们不承诺宣称自动化可以治愈所有业务疾病，并且魔术按钮“祝你好运”。 



首先，您需要选择正确的自动化流程：

• 大型流程-分支，复杂，影响数名员工；
• 在任何时期重复出现（促销，装运，标准销售等）；
• 影响组织中的所有其他流程和活动（培训新员工，发布产品版本）；
• 执行方面的要求（促销和促销，客户支持，一些内部基础架构管理流程等）；
• 例行程序-需要很多时间的程序，通常会重复执行，而同时又不需要特别智能的操作（购买，装运，形成文件包等）

自动化有一些缺点。除了高昂的人工成本和困难的启动之外，自动化还导致工艺灵活性的损失。由于自动化的业务流程与机器，算法相关，因此它成为正式的标准。有时候，您必须摆脱这种标准化并解决一个独立的问题（复杂的客户，独家供应，复杂的人为因素，计划外的风险）。但是，通常这是为了公司利益而进行形式化的一个例外。

您如何衡量自动化的有效性？

衡量业务自动化的投资回报率很困难，每个公司可能都有自己的定性和定量指标。最好提前计划目标，以了解变化的速度。 



对于没有破产风险和其他财务问题的公司而言，纯粹以专家的身份来讲，习惯上将自动化系统的投资回收期考虑如下：乐观的情景-1年，现实的情景-2年，悲观的-3年。但是，这是一个非常平均的指标，因为公司的营业额，自动化目标和软件成本都不同。因此，最好事先考虑自动化系统实施的指标和结果。 



可以显示中小企业实施自动化系统的有效性的指标：

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您还可以计算通常的指标，例如与公司营业额，收入，净利润相关的自动化成本。这些指标可以在一段时间内进行比较，并且可以用来估计实施之前的潜在成本-如果价值太高，则最好再次检查：是否有更合适的供应商（通常是在小公司选择一些一个昂贵的系统，认为昂贵并不会发生坏事；它可能不错，但完全不合适。



一种工作方法是根据业务流程成本或每个员工的人工成本进行估算。让我们来看一个例子。

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现在，让我们回到引入自动化系统带来的经济影响问题。您可以对公司中所有流程的每个阶段以及每个相关员工进行计算-最后，您将获得近似效果。只是不要忘记，要评估系统的拥有成本，您将需要计算总拥有成本（TCO）的整体指标，其中包括与自动控制系统的购置，实施和操作相关的成本；员工及其工作时间的“费用”不应以净工资计算，而应以工资，社会成本，间接成本（办公设备，办公室维护，互联网等）计算。 



不要忘记，云系统的TCO需要乘以使用的月数，并且由于定期付款而会不断增长，而对于台式机系统，TCO通常包括一次性的许可证（或分期付款）费用，修订，支持和更新费用。有时，拥有TCO的公司虽然会赚更多钱，但要及时分发，这样会更有利可图-例如，对于台式机RegionSoft CRM这样的公司，我们提供了租赁服务，并且有可能在租用7个月后购买软件并提供大量其他奖励。 



顺便说一下，关于CRM。

业务自动化工具

自动化系统是将体力劳动的一部分变成自动化的一切，并将其转移到工程和信息技术领域的一切。原则上，所有手段都可以归因于业务自动化工具（包括从招标到生产过程的一切）：机器，设备，机器人技术，软件，通信渠道，网络等。这是适用于每个特定组织的大量知识。但是通常在业务流程自动化的情况下，考虑软件和相关硬件（服务器，VDS，条形码读取器，收银机，电子货架标签，终端，卡，访问控制系统等）。 



在Habr和我们的能力框架内，我们还将讨论一些程序，这些程序可以使业务自动化大部分的工作。 

如何选择自动化工具？

选择业务自动化系统有两种主要方法。

1. 从供应商（开发人员）购买现成的解决方案，并执行专业的实施。最终，它更快，更便宜，更容易：市场上有很多解决方案，从汽车服务自动化系统，培训课程和美容院自动化系统到大型工厂自动化解决方案，您可以找到任何东西。您将在时间安排，实施准确性，正确的培训方面受益，并将能够很快开始在新飞机上工作。
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当然，自动化系统的实施会带来风险：例如，您可以启动改进并超出预算，面对抵制员工，培训困难，业务流程重构等问题。但是这些都是任何有经验的供应商都准备好应对的实施挑战，这意味着您只需要入门即可。

CRM是业务自动化的特例

CRM系统是中小企业最受欢迎的自动化工具之一。如果以前的CRM系统仅使销售部门和少量市场营销自动化，那么现在市场上的大多数现代解决方案都是通用的业务组合。例如，我们的RegionSoft CRM Enterprise Plus版本实际上已经是一个成熟的ERP系统，并且可以在一个程序中执行：自动化销售，项目管理，任务，KPI，处理主要文档，包括邮件，电话，多币种会计，物流，仓库会计，现金会计，多步生产，结算机制，超过100种标准报告，各种构造函数，当然还有一种用于使业务流程自动化的机制。除此之外，每2-3年就会发布一些主要版本，这些新版本将最流行的功能添加到现有功能中。这整个过程称为端到端自动化-当几乎整个公司都可以在一个信息环境中工作时，这是最安全，最方便的自动化方式。



CRM系统如今，它已成为自动化的基本要素，这是可以理解且迫切需要的，尤其是在危机中，尤其是对于分布式团队而言。但是我能说什么-永远必要！



但是，在选择CRM时，就像其他自动化工具一样，您需要记住三个主要规则：

1. 就公司的营业额和产品而言，自动化不应有多余，不适当，过载和无与伦比的昂贵；
2. 自动化应考虑到特定业务的需求，并尽可能满足这些需求；
3. 自动化必须工作并有效。

根据各种专家估计，俄罗斯公司的自动化水平约为10％至15％。这很小。是的，用我们自己的眼睛，我们可以看到十字路口的交货方式如何到达终点站，自动取款机，所有东西都经过微调并像发条一样工作，而市中心的餐厅直到最近才停止发行手写支票，但预订仍写在粉笔板上;小型IT公司如何投资于所有人的自动化以使其领先，而严肃的贸易公司则手动填写发票和行为...这些失衡是由于民族特征，对技术的不信任以及在国内经济空间中对自己的感受而引起的。但是事实仍然存在：自动化业务的生活会更好，更安全，更可持续。其余的都是人为的借口。

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关于Nekhochuha的卡通漫画，如果您突然不老不老。