有什么大不了的？
也许，对于某些人来说，什么也没有。但是我们遇到了一个问题。我们致力于构建和自动化销售系统，实施CRM，为企业创建云基础架构。除开发和生产部门外，客户项目通常还包括营销人员，业务员，会计师和其他员工。我们开始考虑如何组织有效的项目管理流程。
如果开发和生产过程是在诸如Jira或GitLab之类的平台上组织的，那么除了开发之外，没有人会了解什么。要将第三方员工连接到项目，您需要与他见面，解释上下文，在某处修复任务，然后在工作聊天中监视准备水平，通过聊天获取结果并将其添加到Jira。每次都是如此。
开发与公司的其他部门隔离，他们不知道如何吸引我们，我们也不知道他们是否需要我们的参与。
几年前，我们发现了Asana平台。在本文中，我想告诉您我们如何组织开发和生产管理流程，以便：
- 整个公司都在一个单一的生态系统中工作，
- 每个人都有足够的功能，
- 可以用小时和金钱来估算每个项目的成本，
- 与客户的合作是长期的：不是在一项任务的框架内，而是在整个项目框架内，不断积压的想法。
了解Asana的一些知识
我花了10年时间寻找用于项目管理的便捷软件。Trello，Jira，Planfix，Megaplan，Bitrix24和其他数十个任务跟踪器尚未通过强度测试。然后我找到了体式。一切顺利。
我们认为，这是用于任务和项目管理的最佳，增长最快的平台。如今，Asana已成为全球知名度和用户满意度方面的领导者。这由g2等级的图表证明。
我们是Asana的粉丝，甚至获得了能够将其实施给客户的认证。
我将简要描述从销售到项目实施的过程
由于我们销售IT服务，因此我们的渠道很长，到最后，它进入了生产部门，有时还会进入开发部门。
销售部门执行标准操作：审核，批准商业计划书，签署协议，将交易转移到生产中。生产可能不接受合同：它必须说明预算，转移到生产的日期，项目实施的预计时间资金。
由于amoCRM + Asana的组合，当交易从销售部门转移到生产部门，反之亦然时，工作不会在任何地方中断。销售部门的职责范围以蓝色表示，生产部门的职责范围以粉红色-开发部门表示。
与项目部门不同，开发部门不要参与每个项目，这一点很重要。有时，系统设置程序不需要自定义解决方案。
因此，当经理将项目接受到生产中时，销售经理只需单击一下即可转到Asana（屏幕截图）。通过amoCRM，可以在Asana中自动创建项目。
带有项目图的任务（任务），商业建议书将自动在客户项目的总板上创建。当前正在生产中的所有客户都显示在这里。在这里，任命了负责的经理，设置了最后期限，选择了工作类型，并更改了任务状态。
经理可以在任务中启动任何建议的自动业务流程：
- 查找/创建客户项目+在此附加任务
- 用交易信息填写任务
- 根据当前任务创建交易
该项目充满了amoCRM中指定的所有数据。根据服务类型，将立即创建一组子任务以实现相关工作块。对于项目经理而言，剩下的就是分解详细的任务，分配负责人和截止日期。
该委员会可帮助您开展新项目。但是，控制其风险区域中的当前状态和项目的存在并不方便。
我们如何将客户任务和项目分组
在所有项目的总董事会中，经理将项目添加到另外3个董事会中：
- 个人客户委员会；
- 活跃客户的投资组合；
- 经理组合。
让我们弄清楚为什么需要每个实体。
在屏幕截图中，您可以看到客户的个人面板。
为什么是这个板？
我们曾经思考任务。我完成了任务，去做另一个。事实证明，我们为他所要求的客户做了很多工作。但是我们想建立长期的关系，因此我们从处理任务转移到与客户一起工作。
我们确保写下所有为客户改进的想法。即使这是客户无意中抛出的想法，我们也将其修复并完成。这是任务积压的形成方式，与客户端的工作不会结束。
板上有什么？
我们的Asana与以下服务相关：
- CRM系统（用于与销售部门进行交互），
- TimeDoctor（用于时间跟踪），
- ERP- ( ).
我们向Asana添加了一个快速的资源控制面板。您将鼠标悬停在任务上方的盘子上，查看谁在任务上进行了多少工作以及他们获得了多少奖金。
生产部门的工作是按小时估算的，因此对于我们来说，严格跟踪每个员工解决客户问题所花费的时间非常重要。
使用该板有什么好处？
结果，在ERP系统中，我们看到了项目报告。交易状态，项目参与者，项目预算，工作时间和截止日期。
我们可以预测类似开发项目的成本，KPI的计算变得完全透明，并且没有幻想可以将开发仅花费几个小时的幻想。如有必要，我们始终有一个界面，可以向客户显示报告。
Asana公文包
此功能已在Asana中实现很长时间了。但是我们没有立即欣赏它。首先，我们只是将经理的所有项目收集到投资组合中。事实证明，在公司工作期间，丹尼斯·基瑟列夫（Denis Kiselev）与61位客户合作。
知道很有趣，但不足以证明收集时间的合理性。我们在投资组合中得分。当我们将Asana中的项目与CRM系统中的一项交易等同起来时，一切都发生了变化。
以前，经理订阅了所有项目，并在收件箱（通知供稿）中收到了所有更改的通知。每次状态更新时，Feed中都会显示一个新注释，从最新的注释开始。星期一，组长坐下并依次执行收件箱任务。优先事项是不可能的，有时重要的任务没有完成。
现在有一个员工组合和一个项目部门组合。在第一个中，经理管理他的项目，第二个为经理提供针对所有员工当前工作量的控制功能。
项目部组合
在屏幕截图中，您可以看到按员工排序的项目。
每周一次，项目经理会更新每个项目的状态。写下上周完成的工作以及下周计划的工作。设置以下三个标签之一：在控制之下，处于危险中，存在问题。
经理可以快速评估：
- 设计部门目前的客户数量，
- 每个经理的工作项目数，
- 项目逾期任务的数量，
- 存在问题以及参与项目的需要，
- 项目截止日期，花费的时间，渠道阶段和项目优先级。
投资组合还可以帮助我们进行报告。更新项目状态后，已完成和计划中的工作的报告将自动发送到与客户端的聊天中。
员工组合
甚至项目部负责人都有自己的投资组合。如果pah-pah-pah放弃了自己的权力，新人将看到他必须继续跟踪的所有受控项目。
生产线工作人员还赞赏安排项目组合工作量的便利性。在“加载”选项卡中，Asana会考虑截止日期来分析任务量，并警告员工是否计划了无法承受的任务量。您可以更改截止日期并调整详细信息，而无需离开此选项卡。
错误修复和定制开发
一个单独的团队负责我们的发展。在业务流程的框架内，它接收两种类型的任务：
- 错误
- 新发展。
检查错误，评估其重要性，并提交给技术支持服务。
开发任务要么来自公司内部产品的积压订单，要么来自项目经理（如果客户要求）。
通常，开发过程如下所示。
任务到达了Asana开发板上。她在这里。
任务作者选择“错误”或“功能”类型，设置关键程度，指示受该任务影响的客户，公司内部部门。当任务满足内部法规的所有要求时，提交者单击任务上方顶部栏中的闪电图标，并启动自动的“开发中的评估”业务流程。
开发部门的负责人会收到有关要评估的新任务的通知，在评估期间，任务本身将移至同名的单独董事会。
评估之后，经理将任务移至与计划完成月份对应的冲刺。任务总是同时在多个板上：
- 在项目经理的个人董事会上，
- 在技术支持板上，
- 在开发板上。
控制任务的所有参与者和员工都可以在任务注释中直接查看任务进度，接收通知并进行讨论。任务完成后，项目经理或负责的技术支持专家将其“带”到身边，以便继续进行项目。
当我们将开发和生产部门与团队重新整合到一个环境中时会发生什么？
首先，客户项目变得更加长期。由于积压的订单不断更新，平均支票数量有所增长。
其次，项目质量大大提高了，因为开发部门可以随时向市场，销售，会计等方面提出问题。我们有机会按时连接必要的团队能力，并提供完全不同水平的解决方案。
第三，员工，经理和客户在计划和完成的任务中完全透明。我们学会了管理项目，意识到这是一个绝对的技术过程，几乎可以完全消除人为因素。
第四，团队变得更有凝聚力。以前，员工几乎不了解神话般的开发和生产部门在做什么。
现在，看看系统的开发过程和技术配置：
- 销售部门从他的想法和灵感中找到了销售方法，
- 营销人员会定期从有用的内容中获取有关帖子，文章，定位和广告文案的信息，
- 经理分析客户的需求和行为，调整策略。
结果是双赢的转变，我们，我们的客户和我们的合作伙伴都赢了。如果您在评论中分享您的意见，我将感到很高兴：我的文章中是否有任何有用的内容，以及您在开发中使用了哪些项目管理方法！